domingo, julho 11, 2004
Capítulo I
Introdução
Os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning ) são aplicações de software que existem no mercado há pouco mais de uma década, espraiando-se a sua aplicação nos mais diversos ramos de negócio, sobretudo pelo facto de permitirem uniformizar e colocar em diálogo as diferentes funções da organização convergindo no propósito que explica o eclodir dos sistemas ERP: a Gestão Integrada das Organizações.
Se bem que, inicialmente, os ERP tivessem como mercado alvo as grandes empresas, sobretudo as multinacionais, a verdade é que, neste momento, a saturação desse mercado faz voltar os fornecedores de aplicações para um cliente até agora desconhecido: a PME (Pequena e Média Empresa). No nosso país tem-se registado, desde há algum tempo movimentação, por parte dos grandes fornecedores de soluções integradas, com evidência para empresas como a SAP, ORACLE, BAAN, J. D. Edwards, só para registarmos algumas, quer por entrada directa, quer por abordagens do tipo VAR (Value Added Reseller), por forma a satisfazer esse novo alvo. Esta nova realidade vem colocar o mercado das PME nacionais, principalmente a sua Gestão de Topo, perante a oferta de soluções até aqui dificilmente imagináveis. Ao mesmo tempo, lança-lhes alguns desafios, como seja o da escolha da “melhor” solução, do capital a investir , a compreensão da sua complexidade e o impacto na organização, entre outros. Poder-se-á, assim, entender os fundamentos da escolha da temática que versa o presente trabalho, até porque se procura enquadrar, igualmente, a vivência de um importante período profissional do autor, na função de Gestor de Informação de uma PME, e por consequência actor e espectador privilegiado da implementação do instrumento objecto do trabalho que propõe.
Considerando, ainda, que a implementação de uma aplicação ERP é um processo complexo e que essa complexidade aumenta, em particular na situação de uma PME, por razões que se prendem com a escassez de recursos, na presente dissertação pretende-se retratar a implementação de uma solução integrada SAP numa PME da região de Aveiro e as implicações organizacionais resultantes dessa implementação.
Através destas duas vertentes esperamos contribuir para:
- identificar algumas das actuais ofertas de Sistemas ERP presentes no mercado nacional, seu âmbito e características;
- com recurso a uma caso, retratar o processo de escolha de uma aplicação ERP numa PME;
- com recurso a um caso, retratar o processo de implementação de uma solução SAP numa PME;
- com recurso a um caso, confrontar a política de melhores práticas do SAP com as políticas/realidade de uma PME;
- com recurso a um caso, identificar as alterações organizacionais que provocam a implementação de uma solução SAP numa PME, nomeadamente pela realização de um estudo da mudança que a implementação de um ERP provocou;
- tentar compreender que valor acrescentado pode uma solução SAP trazer a uma PME.
Procurando responder a estes objectivos, no segundo capítulo apresenta-se o enquadramento que tornou possível o aparecimento destes Sistemas de Gestão Integrada.A caracterização dos ERP, sobretudo pelo facto de serem sistemas transaccionais, mas, também, através da sua estrutura típica, entendimentos sobre vantagens e desvantagens, complementados com critérios de avaliação, procuram facilitar e justificar a sua escolha, caso tal se torne necessário. Neste capítulo, aborda-se, ainda, o modelo “To Be”, enquadrando, depois, os Sistemas ERP com as PME nacionais. Por fim são equacionadas realidades como o software nacional e é considerado o caso das instalações distribuídas.
O terceiro capítulo é consagrado ao ERP SAP R/3! Dois foram os motivos que contribuíram para que se dedicasse um capítulo a este Sistema ERP: por um lado o facto de ser, por muitos, considerado o líder deste tipo de aplicações; por outro, o facto de ter sido este o software implementado na empresa alvo do nosso estudo. Neste capítulo aborda-se o historial da SAP, do Sistema R/2, criado para mainframes e antecessor do, ainda largamente utilizado R/3, um sistema baseado na arquitectura Cliente/Servidor. Sucintamente, referem-se os módulos que constituem este Sistema ERP, bem como as vantagens que podem advir de uma instalação SAP. Por último, e não menos importante, apresenta-se a metodologia de implementação ASAP, nas suas cinco fases e, no caso português, o chamado PCC (Pre Configured Client), uma matriz pré configurada, especialmente desenhada para o nosso mercado, e que pode contribuir para instalações mais rápidas, uma vez que alguns módulos já vêm parametrizados.
Partindo do princípio de que o Sistema ERP, da SAP, é uma plataforma de integração de dados para a gestão, procuramos, na parte final deste terceiro capítulo, entendê-lo como o motor de uma nova geração de ERP, ou pelo menos na sua componente menos transaccional, mais concretamente através de uma ferramenta de Business Intelligence da SAP, o Management Cockpit (desenhado à imagem do Balanced Scorecard do Dr. Kaplan), um produto que se integra no ERP, conferindo-lhe uma vertente de sistema de apoio à decisão, trazendo, assim, o ERP de uma esfera eminentemente operacional, para o nível da direcção.
O quarto capítulo, é o capítulo dedicado à implementação de um Sistema ERP numa PME nacional. A empresa Rall, é a empresa que em 1999 passou por um processo de escolha, inicialmente da aplicação, posteriormente de um parceiro, para, com este, vir a implementar um SAP R/3, nomeadamente os módulos de finanças (FI), contabilidade (CO), gestão de materiais (MM), planeamento e produção (PP) e vendas e distribuição (SD). Tratou-se de uma tarefa árdua e bastante exigente, sobretudo porque o Sistema Integrado de Gestão SAP é complexo e os recursos das PME são escassos. Realizando-se um enquadramento da empresa, a metodologia e a descrição das diversas fases do projecto, levam-nos a viver uma situação de implementação do SAP R/3 nesta PME, convergindo, em seguida, para permitir realizar uma análise serena do impacto na organização da implementação da solução ERP.
O quinto capítulo decorreu de parte das pesquisas de informação que se realizaram para dar suporte ao presente trabalho. Assim, podemos perspectivar neste capítulo, aquilo que algumas empresas líderes estão a fazer para além do ERP. Integrar não basta, hoje em dia, e, como tal, a palavra de ordem é colaborar. Nesse sentido, procuramos explorar o conceito de Workplace , conceito que consubstancia a evolução dos ERP, tendo como pano de fundo a gestão da mudança, precisamente pela capacidade de webização daqueles, numa perspectiva de portal individual e, onde apenas as informações pertinentes e necessárias convergem.
Finalmente, o sexto capítulo, dedicado às conclusões, enuncia os objectivos inicialmente propostos, explanando-os à luz do presente trabalho, numa primeira parte; consagrando, a sua segunda parte, à argumentação que decorre de uma pergunta, mais ou menos, “óbvia” sobre os ERP e as PME: “são os ERP adaptáveis às PME?”, apontando para uma nova e reformulada pergunta, da qual decorre a apologia ou a detracção da implementação dos ERP numa PME. Neste capítulo apontam-se, ainda, possíveis pistas de estudo ulterior, como seja o caso do “Workspace e a gestão da mudança” ou do, chamado, ERP estendido (ERP II).
Ainda, no que concerne à presente dissertação, trata-se de um trabalho que se espera possa servir como fonte de reflexão / discussão para a comunidade científica, e que possa estabelecer, sobretudo, a ponte para o meio empresarial em que a Universidade de Aveiro se encontra, porquanto, em nosso entender, na sociedade de hoje, os dois mundos coabitam inevitavelmente, não sendo credível uma dissociação.
Os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning ) são aplicações de software que existem no mercado há pouco mais de uma década, espraiando-se a sua aplicação nos mais diversos ramos de negócio, sobretudo pelo facto de permitirem uniformizar e colocar em diálogo as diferentes funções da organização convergindo no propósito que explica o eclodir dos sistemas ERP: a Gestão Integrada das Organizações.
Se bem que, inicialmente, os ERP tivessem como mercado alvo as grandes empresas, sobretudo as multinacionais, a verdade é que, neste momento, a saturação desse mercado faz voltar os fornecedores de aplicações para um cliente até agora desconhecido: a PME (Pequena e Média Empresa). No nosso país tem-se registado, desde há algum tempo movimentação, por parte dos grandes fornecedores de soluções integradas, com evidência para empresas como a SAP, ORACLE, BAAN, J. D. Edwards, só para registarmos algumas, quer por entrada directa, quer por abordagens do tipo VAR (Value Added Reseller), por forma a satisfazer esse novo alvo. Esta nova realidade vem colocar o mercado das PME nacionais, principalmente a sua Gestão de Topo, perante a oferta de soluções até aqui dificilmente imagináveis. Ao mesmo tempo, lança-lhes alguns desafios, como seja o da escolha da “melhor” solução, do capital a investir , a compreensão da sua complexidade e o impacto na organização, entre outros. Poder-se-á, assim, entender os fundamentos da escolha da temática que versa o presente trabalho, até porque se procura enquadrar, igualmente, a vivência de um importante período profissional do autor, na função de Gestor de Informação de uma PME, e por consequência actor e espectador privilegiado da implementação do instrumento objecto do trabalho que propõe.
Considerando, ainda, que a implementação de uma aplicação ERP é um processo complexo e que essa complexidade aumenta, em particular na situação de uma PME, por razões que se prendem com a escassez de recursos, na presente dissertação pretende-se retratar a implementação de uma solução integrada SAP numa PME da região de Aveiro e as implicações organizacionais resultantes dessa implementação.
Através destas duas vertentes esperamos contribuir para:
- identificar algumas das actuais ofertas de Sistemas ERP presentes no mercado nacional, seu âmbito e características;
- com recurso a uma caso, retratar o processo de escolha de uma aplicação ERP numa PME;
- com recurso a um caso, retratar o processo de implementação de uma solução SAP numa PME;
- com recurso a um caso, confrontar a política de melhores práticas do SAP com as políticas/realidade de uma PME;
- com recurso a um caso, identificar as alterações organizacionais que provocam a implementação de uma solução SAP numa PME, nomeadamente pela realização de um estudo da mudança que a implementação de um ERP provocou;
- tentar compreender que valor acrescentado pode uma solução SAP trazer a uma PME.
Procurando responder a estes objectivos, no segundo capítulo apresenta-se o enquadramento que tornou possível o aparecimento destes Sistemas de Gestão Integrada.A caracterização dos ERP, sobretudo pelo facto de serem sistemas transaccionais, mas, também, através da sua estrutura típica, entendimentos sobre vantagens e desvantagens, complementados com critérios de avaliação, procuram facilitar e justificar a sua escolha, caso tal se torne necessário. Neste capítulo, aborda-se, ainda, o modelo “To Be”, enquadrando, depois, os Sistemas ERP com as PME nacionais. Por fim são equacionadas realidades como o software nacional e é considerado o caso das instalações distribuídas.
O terceiro capítulo é consagrado ao ERP SAP R/3! Dois foram os motivos que contribuíram para que se dedicasse um capítulo a este Sistema ERP: por um lado o facto de ser, por muitos, considerado o líder deste tipo de aplicações; por outro, o facto de ter sido este o software implementado na empresa alvo do nosso estudo. Neste capítulo aborda-se o historial da SAP, do Sistema R/2, criado para mainframes e antecessor do, ainda largamente utilizado R/3, um sistema baseado na arquitectura Cliente/Servidor. Sucintamente, referem-se os módulos que constituem este Sistema ERP, bem como as vantagens que podem advir de uma instalação SAP. Por último, e não menos importante, apresenta-se a metodologia de implementação ASAP, nas suas cinco fases e, no caso português, o chamado PCC (Pre Configured Client), uma matriz pré configurada, especialmente desenhada para o nosso mercado, e que pode contribuir para instalações mais rápidas, uma vez que alguns módulos já vêm parametrizados.
Partindo do princípio de que o Sistema ERP, da SAP, é uma plataforma de integração de dados para a gestão, procuramos, na parte final deste terceiro capítulo, entendê-lo como o motor de uma nova geração de ERP, ou pelo menos na sua componente menos transaccional, mais concretamente através de uma ferramenta de Business Intelligence da SAP, o Management Cockpit (desenhado à imagem do Balanced Scorecard do Dr. Kaplan), um produto que se integra no ERP, conferindo-lhe uma vertente de sistema de apoio à decisão, trazendo, assim, o ERP de uma esfera eminentemente operacional, para o nível da direcção.
O quarto capítulo, é o capítulo dedicado à implementação de um Sistema ERP numa PME nacional. A empresa Rall, é a empresa que em 1999 passou por um processo de escolha, inicialmente da aplicação, posteriormente de um parceiro, para, com este, vir a implementar um SAP R/3, nomeadamente os módulos de finanças (FI), contabilidade (CO), gestão de materiais (MM), planeamento e produção (PP) e vendas e distribuição (SD). Tratou-se de uma tarefa árdua e bastante exigente, sobretudo porque o Sistema Integrado de Gestão SAP é complexo e os recursos das PME são escassos. Realizando-se um enquadramento da empresa, a metodologia e a descrição das diversas fases do projecto, levam-nos a viver uma situação de implementação do SAP R/3 nesta PME, convergindo, em seguida, para permitir realizar uma análise serena do impacto na organização da implementação da solução ERP.
O quinto capítulo decorreu de parte das pesquisas de informação que se realizaram para dar suporte ao presente trabalho. Assim, podemos perspectivar neste capítulo, aquilo que algumas empresas líderes estão a fazer para além do ERP. Integrar não basta, hoje em dia, e, como tal, a palavra de ordem é colaborar. Nesse sentido, procuramos explorar o conceito de Workplace , conceito que consubstancia a evolução dos ERP, tendo como pano de fundo a gestão da mudança, precisamente pela capacidade de webização daqueles, numa perspectiva de portal individual e, onde apenas as informações pertinentes e necessárias convergem.
Finalmente, o sexto capítulo, dedicado às conclusões, enuncia os objectivos inicialmente propostos, explanando-os à luz do presente trabalho, numa primeira parte; consagrando, a sua segunda parte, à argumentação que decorre de uma pergunta, mais ou menos, “óbvia” sobre os ERP e as PME: “são os ERP adaptáveis às PME?”, apontando para uma nova e reformulada pergunta, da qual decorre a apologia ou a detracção da implementação dos ERP numa PME. Neste capítulo apontam-se, ainda, possíveis pistas de estudo ulterior, como seja o caso do “Workspace e a gestão da mudança” ou do, chamado, ERP estendido (ERP II).
Ainda, no que concerne à presente dissertação, trata-se de um trabalho que se espera possa servir como fonte de reflexão / discussão para a comunidade científica, e que possa estabelecer, sobretudo, a ponte para o meio empresarial em que a Universidade de Aveiro se encontra, porquanto, em nosso entender, na sociedade de hoje, os dois mundos coabitam inevitavelmente, não sendo credível uma dissociação.
Toda a prática assenta na teoria,
mesmo que os seus praticantes não tenham consciência disso.
Peter F. Drucker in Inovação e Gestão (1989), pp.38
